Mutlu
New member
Pareto İlkesi Nasıl Uygulanır? Hayatın “Her Şeye Yetişeceğim” Yalanından Kurtulma Rehberi
Sabah bilgisayarın başına oturuyorsun. Önünde 17 maddelik yapılacaklar listesi var. Kahve yanında, telefon sessizde, motivasyon yüksek… Derken iki saat sonra kendini “verimli çalışmak için en iyi çalışma sandalyesi” araştırırken buluyorsun. Sandalyenin bel desteği harika ama asıl işi hâlâ yapmadın.
İşte tam bu noktada Pareto İlkesi gelip omzuna dokunuyor ve kabaca şunu söylüyor:
“Arkadaşım, gerçekten önemli olan şeyleri bul da geri kalan tantanayı biraz azalt.”
Pareto İlkesi, genellikle 80/20 kuralı olarak biliniyor. Temel fikir, sonuçların önemli bir bölümünün görece küçük sayıdaki nedenlerden kaynaklanmasıdır. Ancak burada kritik nokta şu: 80 ve 20 sihirli, değişmez rakamlar değildir. Gerçek hayatta oran 70/30, 90/10 veya başka bir dağılım olabilir. Önemli olan, katkıların eşit dağılmadığını fark etmektir. NCBI+1
Peki bunu günlük hayatta gerçekten nasıl uygulayacağız?
Pareto İlkesi Tam Olarak Neyi Anlatıyor?
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun çalışmalarıyla ilişkilendirilen bu yaklaşım, başlangıçta servet ve mülkiyet dağılımındaki eşitsizliklerin gözlemlenmesiyle ortaya çıktı. Daha sonra Joseph Juran tarafından kalite yönetimi alanında geliştirilerek “önemli azınlık” ve “önemsiz çoğunluk” fikriyle pratik problem çözme yöntemlerinden biri hâline geldi. NCBI+1
Basit bir örnek düşünelim.
Bir e-ticaret sitesinde 100 farklı ürün satılıyor olabilir. Fakat satışların büyük kısmını belki 15-20 ürün oluşturuyor. Aynı şekilde bir yazılım şirketinde yüzlerce hata kaydı bulunabilir ama sorunların büyük bölümünü yalnızca birkaç hata türü tetikliyor olabilir.
Buradaki soru:
“En çok şeyi nasıl yaparım?” değil.
Asıl soru:
“Yaptığım şeylerin hangisi gerçekten en büyük sonucu oluşturuyor?”
İşte Pareto'nun asıl gücü burada.
Çünkü bazen 10 saat çalışmak yerine 2 saat boyunca doğru probleme odaklanmak daha değerlidir.
İlk Adım: Önce Sonucu Tanımla
Pareto uygulamasında insanların yaptığı en yaygın hata, doğrudan “Benim yüzde 20'm ne?” diye sormaktır.
Bir dakika.
Yüzde 20'nin ne olduğunu bulmadan önce neyi artırmak veya azaltmak istediğini belirlemen gerekiyor.
Para mı?
Zaman mı?
Satış mı?
Müşteri memnuniyeti mi?
Sınav başarısı mı?
Stresin azalması mı?
Bir işletme sahibi için “en değerli müşteriler hangileri?” sorusu anlamlı olabilir. Bir öğrenci için “hangi konular sınav sonucumu en fazla etkiliyor?” daha anlamlıdır. Bir ekip yöneticisi için “hangi problemler sürekli tekrar ediyor?” sorusu çok daha değerlidir.
Sonuç belirsizse Pareto analizi de bulanıklaşır.
Örneğin “daha başarılı olmak istiyorum” oldukça romantik ama ölçülemez bir hedeftir.
Bunun yerine:
“Bu ay satış dönüşüm oranını artırmak istiyorum.”
veya
“Haftada 10 saatimi geri kazanmak istiyorum.”
dediğinde analiz yapılabilir hâle gelir.
İkinci Adım: Veriyi Topla, Tahmin Etme
Pareto'nun en güzel taraflarından biri sezgiyi tamamen çöpe atmaması, fakat sezginin yanına veri koymasıdır.
Diyelim ki bir işletmede müşteri şikâyetleri artıyor.
Ekip toplantısında herkes farklı bir fikir söylüyor:
“Bence kargo.”
“Bence müşteri hizmetleri.”
“Bence ürün açıklamaları.”
“Bence rakipler bizi kıskanıyor.”
Son cümle toplantının gidişatını pek değiştirmese de veri toplamaya başlamak değiştirir.
Şikâyetleri nedenlerine göre sınıflandırırsın:
- Geç teslimat: 120
- Hasarlı ürün: 70
- Yanlış ürün: 40
- İletişim sorunu: 25
- Ürün açıklaması: 15
- Diğer: 10
Sonra bunları en yüksekten en düşüğe sıralarsın.
Ortaya çıkan tablo sana şunu söyleyebilir:
“En büyük problemi çözmek için önce kargoya bakmalıyım.”
Pareto grafikleri de tam olarak bu mantığı görselleştirmek için kullanılır. Nedenler büyükten küçüğe sıralanır ve kümülatif etki izlenir. Kalite geliştirme çalışmalarında amaç, en yüksek katkıya sahip faktörleri önce ele almaktır. NCBI+1
Yani “bence” yerine “veriye göre” diyebilmek, Pareto'nun önemli kısmıdır.
Üçüncü Adım: En Büyük Etkiyi Yaratan İşleri Bul
Burada biraz acımasız olmak gerekiyor.
Çünkü yapılacaklar listemizdeki her madde kendisini çok önemli sanıyor.
“E-postalara cevap ver.”
“Dosyaları düzenle.”
“Toplantı notlarını güzelleştir.”
“Sunumun yazı tipini değiştir.”
“Sunumun yazı tipinin rengini biraz daha profesyonel yap.”
Ve sonunda sunum mükemmel oluyor.
Tek sorun, sunumu kimse görmüyor.
Pareto yaklaşımı sana şunu sordurur:
“Bu işi yapmazsam gerçekten ne kaybederim?”
Eğer cevabın “pek bir şey olmaz” ise o görev muhtemelen listenin zirvesinde olmamalıdır.
Buna karşılık satış görüşmesi yapmak, önemli müşteriyi aramak, ürünün temel sorununu çözmek veya sınava çıkacak kritik konuyu öğrenmek çok daha yüksek etki yaratabilir.
Bu nedenle Pareto sadece “çok çalışmama” yöntemi değildir.
Aslında önceliklendirme yöntemidir.
Erkek Çözüm Ararken, Kadın İlişkiyi Gözetebilir mi?
Burada toplumsal klişelere saplanmadan güzel bir ayrım yapılabilir.
Örneğin ekipte Mehmet adında sonuç odaklı bir proje yöneticisi olduğunu düşünelim. Mehmet'in yaklaşımı şöyle olabilir:
“En çok gecikmeye hangi üç problem neden oluyor? Onları çözelim.”
Gayet mantıklı.
Aynı ekipte Zeynep ise müşteri ilişkilerini yönetiyor ve farklı bir noktaya dikkat çekiyor:
“Evet, üç problem bunlar. Ama müşterilerin bu sorunları yaşarken kendilerini nasıl hissettiğini de anlamamız gerekiyor. Çünkü bazı küçük görünen temaslar güveni ciddi şekilde etkiliyor.”
Zeynep de gayet mantıklı.
Burada mesele “erkekler böyle, kadınlar şöyle” demek değil. Cinsiyete göre sabit davranış kalıpları üretmek hem gerçekçi değildir hem de ekipleri gereksiz biçimde sınırlar.
Asıl ilginç olan, çözüm odaklı düşünme ile ilişki odaklı düşünmenin aynı Pareto analizinde birleşebilmesidir.
Mehmet sayılara bakarak en büyük sorunu bulabilir.
Zeynep müşterinin deneyimini dinleyerek görünmeyen maliyeti fark edebilir.
Biri “hangi sorun en çok tekrar ediyor?” diye sorar.
Diğeri “hangi sorun az tekrar etse bile güven kaybı yaratıyor?” diye sorabilir.
Ve ekipte başka bir karakter vardır: Deniz. Deniz ne erkeklerin klasik çözüm makinesi ne de kadınların klişe empati temsilcisidir. Deniz doğrudan veriyi açar ve “Şu anda varsayımlarla konuşuyoruz, önce müşterilere soralım” der.
İşte çeşitlilik burada işe yarar.
Sabah bilgisayarın başına oturuyorsun. Önünde 17 maddelik yapılacaklar listesi var. Kahve yanında, telefon sessizde, motivasyon yüksek… Derken iki saat sonra kendini “verimli çalışmak için en iyi çalışma sandalyesi” araştırırken buluyorsun. Sandalyenin bel desteği harika ama asıl işi hâlâ yapmadın.
İşte tam bu noktada Pareto İlkesi gelip omzuna dokunuyor ve kabaca şunu söylüyor:
“Arkadaşım, gerçekten önemli olan şeyleri bul da geri kalan tantanayı biraz azalt.”
Pareto İlkesi, genellikle 80/20 kuralı olarak biliniyor. Temel fikir, sonuçların önemli bir bölümünün görece küçük sayıdaki nedenlerden kaynaklanmasıdır. Ancak burada kritik nokta şu: 80 ve 20 sihirli, değişmez rakamlar değildir. Gerçek hayatta oran 70/30, 90/10 veya başka bir dağılım olabilir. Önemli olan, katkıların eşit dağılmadığını fark etmektir. NCBI+1
Peki bunu günlük hayatta gerçekten nasıl uygulayacağız?
Pareto İlkesi Tam Olarak Neyi Anlatıyor?
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun çalışmalarıyla ilişkilendirilen bu yaklaşım, başlangıçta servet ve mülkiyet dağılımındaki eşitsizliklerin gözlemlenmesiyle ortaya çıktı. Daha sonra Joseph Juran tarafından kalite yönetimi alanında geliştirilerek “önemli azınlık” ve “önemsiz çoğunluk” fikriyle pratik problem çözme yöntemlerinden biri hâline geldi. NCBI+1
Basit bir örnek düşünelim.
Bir e-ticaret sitesinde 100 farklı ürün satılıyor olabilir. Fakat satışların büyük kısmını belki 15-20 ürün oluşturuyor. Aynı şekilde bir yazılım şirketinde yüzlerce hata kaydı bulunabilir ama sorunların büyük bölümünü yalnızca birkaç hata türü tetikliyor olabilir.
Buradaki soru:
“En çok şeyi nasıl yaparım?” değil.
Asıl soru:
“Yaptığım şeylerin hangisi gerçekten en büyük sonucu oluşturuyor?”
İşte Pareto'nun asıl gücü burada.
Çünkü bazen 10 saat çalışmak yerine 2 saat boyunca doğru probleme odaklanmak daha değerlidir.
İlk Adım: Önce Sonucu Tanımla
Pareto uygulamasında insanların yaptığı en yaygın hata, doğrudan “Benim yüzde 20'm ne?” diye sormaktır.
Bir dakika.
Yüzde 20'nin ne olduğunu bulmadan önce neyi artırmak veya azaltmak istediğini belirlemen gerekiyor.
Para mı?
Zaman mı?
Satış mı?
Müşteri memnuniyeti mi?
Sınav başarısı mı?
Stresin azalması mı?
Bir işletme sahibi için “en değerli müşteriler hangileri?” sorusu anlamlı olabilir. Bir öğrenci için “hangi konular sınav sonucumu en fazla etkiliyor?” daha anlamlıdır. Bir ekip yöneticisi için “hangi problemler sürekli tekrar ediyor?” sorusu çok daha değerlidir.
Sonuç belirsizse Pareto analizi de bulanıklaşır.
Örneğin “daha başarılı olmak istiyorum” oldukça romantik ama ölçülemez bir hedeftir.
Bunun yerine:
“Bu ay satış dönüşüm oranını artırmak istiyorum.”
veya
“Haftada 10 saatimi geri kazanmak istiyorum.”
dediğinde analiz yapılabilir hâle gelir.
İkinci Adım: Veriyi Topla, Tahmin Etme
Pareto'nun en güzel taraflarından biri sezgiyi tamamen çöpe atmaması, fakat sezginin yanına veri koymasıdır.
Diyelim ki bir işletmede müşteri şikâyetleri artıyor.
Ekip toplantısında herkes farklı bir fikir söylüyor:
“Bence kargo.”
“Bence müşteri hizmetleri.”
“Bence ürün açıklamaları.”
“Bence rakipler bizi kıskanıyor.”
Son cümle toplantının gidişatını pek değiştirmese de veri toplamaya başlamak değiştirir.
Şikâyetleri nedenlerine göre sınıflandırırsın:
- Geç teslimat: 120
- Hasarlı ürün: 70
- Yanlış ürün: 40
- İletişim sorunu: 25
- Ürün açıklaması: 15
- Diğer: 10
Sonra bunları en yüksekten en düşüğe sıralarsın.
Ortaya çıkan tablo sana şunu söyleyebilir:
“En büyük problemi çözmek için önce kargoya bakmalıyım.”
Pareto grafikleri de tam olarak bu mantığı görselleştirmek için kullanılır. Nedenler büyükten küçüğe sıralanır ve kümülatif etki izlenir. Kalite geliştirme çalışmalarında amaç, en yüksek katkıya sahip faktörleri önce ele almaktır. NCBI+1
Yani “bence” yerine “veriye göre” diyebilmek, Pareto'nun önemli kısmıdır.
Üçüncü Adım: En Büyük Etkiyi Yaratan İşleri Bul
Burada biraz acımasız olmak gerekiyor.
Çünkü yapılacaklar listemizdeki her madde kendisini çok önemli sanıyor.
“E-postalara cevap ver.”
“Dosyaları düzenle.”
“Toplantı notlarını güzelleştir.”
“Sunumun yazı tipini değiştir.”
“Sunumun yazı tipinin rengini biraz daha profesyonel yap.”
Ve sonunda sunum mükemmel oluyor.
Tek sorun, sunumu kimse görmüyor.
Pareto yaklaşımı sana şunu sordurur:
“Bu işi yapmazsam gerçekten ne kaybederim?”
Eğer cevabın “pek bir şey olmaz” ise o görev muhtemelen listenin zirvesinde olmamalıdır.
Buna karşılık satış görüşmesi yapmak, önemli müşteriyi aramak, ürünün temel sorununu çözmek veya sınava çıkacak kritik konuyu öğrenmek çok daha yüksek etki yaratabilir.
Bu nedenle Pareto sadece “çok çalışmama” yöntemi değildir.
Aslında önceliklendirme yöntemidir.
Erkek Çözüm Ararken, Kadın İlişkiyi Gözetebilir mi?
Burada toplumsal klişelere saplanmadan güzel bir ayrım yapılabilir.
Örneğin ekipte Mehmet adında sonuç odaklı bir proje yöneticisi olduğunu düşünelim. Mehmet'in yaklaşımı şöyle olabilir:
“En çok gecikmeye hangi üç problem neden oluyor? Onları çözelim.”
Gayet mantıklı.
Aynı ekipte Zeynep ise müşteri ilişkilerini yönetiyor ve farklı bir noktaya dikkat çekiyor:
“Evet, üç problem bunlar. Ama müşterilerin bu sorunları yaşarken kendilerini nasıl hissettiğini de anlamamız gerekiyor. Çünkü bazı küçük görünen temaslar güveni ciddi şekilde etkiliyor.”
Zeynep de gayet mantıklı.
Burada mesele “erkekler böyle, kadınlar şöyle” demek değil. Cinsiyete göre sabit davranış kalıpları üretmek hem gerçekçi değildir hem de ekipleri gereksiz biçimde sınırlar.
Asıl ilginç olan, çözüm odaklı düşünme ile ilişki odaklı düşünmenin aynı Pareto analizinde birleşebilmesidir.
Mehmet sayılara bakarak en büyük sorunu bulabilir.
Zeynep müşterinin deneyimini dinleyerek görünmeyen maliyeti fark edebilir.
Biri “hangi sorun en çok tekrar ediyor?” diye sorar.
Diğeri “hangi sorun az tekrar etse bile güven kaybı yaratıyor?” diye sorabilir.
Ve ekipte başka bir karakter vardır: Deniz. Deniz ne erkeklerin klasik çözüm makinesi ne de kadınların klişe empati temsilcisidir. Deniz doğrudan veriyi açar ve “Şu anda varsayımlarla konuşuyoruz, önce müşterilere soralım” der.
İşte çeşitlilik burada işe yarar.